1. Who We Are & Scope

This Privacy Policy explains how PortraitPals Books ("we", "us") handles information when you use our website to create a personalized children's picture book. It applies to everyone who visits our site or places an order.

Data controller:
Jason Justice
CMR 489 GD
APO, AE 09751
Email: [email protected]

2. What We Collect

To create your child's book, we collect the child's first name, age, and gender as you enter them; one photo of the child that you upload; the ordering parent's or guardian's email address; and an essential order token (stored as a cookie or in your private order link) that keeps your order page working.

3. Why We Use It

We use this information solely to generate, quality-check, preview, and deliver your personalized book, and to email you preview images, drafts, and order status updates. We do not use your information for advertising or profiling.

4. Consent & Who May Order

We rely on the consent of the ordering adult — the parent or guardian placing the order — as our legal basis for processing this information. PortraitPals Books is directed to, and intended to be used by, an adult ordering a book on behalf of a child, not by children directly. In line with the U.S. Children's Online Privacy Protection Act (COPPA), we obtain the ordering parent's or guardian's consent before we collect or use the child's photo or details, and we ask only for the information needed to create the book — we do not condition the service on providing more information than necessary.

Leaving a review or posting content about your purchase is considered consent for marketing and may be used as marketing material or in subsequent campaigns. Feedback may be used to improve our business and automation processes.

5. Who We Share Data With

We share limited data with two trusted processors who help us fulfil your order: a print-and-ship partner, who prints and mails the hardcover book, and a payment processor, who handles your payment securely. Image generation happens entirely on our own hardware — your child's photo is never sent to any cloud AI service or other third party for image generation, and it is never used to train any AI model. If you order a printed hardcover, our print-and-ship partner receives only the finished, rendered book, never the source photo. We never sell your data, and we do not use it to make automated decisions that produce legal or similarly significant effects about you or your child. See "International Data Transfers" below for where these partners are located.

6. International Data Transfers

Your information may be processed and stored in the United States, including by us and by the service providers described above (our print-and-ship partner and our payment processor), who may be located outside your own country. Where we transfer personal data of customers in the European Economic Area, the United Kingdom, or Switzerland to a country that does not provide an equivalent level of data protection, we intend to rely on appropriate safeguards such as the European Commission's Standard Contractual Clauses. This is our stated intent; the specific safeguards in place should be confirmed with a qualified privacy lawyer.

7. Data Retention & Deletion

We keep only the order record needed for our business ledger — your order number, your name and email address, the order's status and timestamps, and the request IP address (used for fraud and security purposes). We do not keep your uploaded photo: it is permanently deleted the moment your book is delivered, and if an order is never completed, its photo is deleted within 3 days. Your finished book file is also not kept indefinitely — it is permanently deleted 7 days after delivery, and we do not maintain any archive or backup copy of your book.

8. Children's Privacy

PortraitPals Books is designed to be ordered and managed by an adult on a child's behalf. We do not knowingly collect information directly from children, and we do not allow children to create accounts or place orders themselves. Under COPPA, we treat the ordering parent or legal guardian as the person who consents on the child's behalf, and that adult may review, correct, or delete the child's information, or refuse to allow any further use or collection of it, at any time by emailing [email protected]. Where the GDPR applies, a parent or guardian likewise provides consent on behalf of a child under the applicable age of digital consent (13 to 16, depending on the country).

9. Your Rights

You can ask us to access, correct, or delete the information we hold about your order — including your child's information — at any time by emailing [email protected]; if you are the parent or guardian who placed the order, you may also refuse further use or collection of your child's information at any time in the same way. Where the GDPR applies, you additionally have the right to rectification, erasure ("right to be forgotten"), restriction of processing, data portability, and objection to processing, as well as the right to withdraw your consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal, and the right to lodge a complaint with your local data-protection supervisory authority. We will respond as quickly as we reasonably can.

10. Cookies

We use one essential cookie or token to keep your private order link working — this cannot be switched off, as the site would not function without it. With your consent, we may use privacy-friendly analytics to understand how the site is used. We do not use advertising or tracking cookies.

11. Security

Your order is protected by a long, random, hard-to-guess order token, and our site uses HTTPS encryption whenever it is publicly accessible. No method of transmission or storage is completely secure, but we work to protect your information appropriately.

12. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. If we make significant changes, we will update the "Last updated" date above and, where appropriate, let you know.

13. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy or how we handle your information, please email us at [email protected], or write to us at: Jason Justice, CMR 489 GD, APO, AE 09751.

1. Wer wir sind & Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie PortraitPals Books ("wir", "uns") Informationen verarbeitet, wenn Sie unsere Website nutzen, um ein personalisiertes Bilderbuch für Kinder zu erstellen. Sie gilt für alle, die unsere Website besuchen oder eine Bestellung aufgeben.

Verantwortlicher:
Jason Justice
CMR 489 GD
APO, AE 09751
E-Mail: [email protected]

2. Welche Daten wir erheben

Um das Buch Ihres Kindes zu erstellen, erfassen wir den Vornamen, das Alter und das Geschlecht des Kindes, wie Sie sie eingeben; ein von Ihnen hochgeladenes Foto des Kindes; die E-Mail-Adresse des bestellenden Elternteils bzw. Erziehungsberechtigten; sowie ein essenzielles Bestell-Token (gespeichert als Cookie oder in Ihrem privaten Bestelllink), das Ihre Bestellseite funktionsfähig hält.

3. Warum wir sie verwenden

Wir verwenden diese Informationen ausschließlich, um Ihr personalisiertes Buch zu erstellen, qualitätszusichern, in der Vorschau anzuzeigen und zu liefern sowie um Ihnen Vorschaubilder, Entwürfe und Statusaktualisierungen zur Bestellung per E-Mail zuzusenden. Wir verwenden Ihre Informationen nicht für Werbung oder Profiling.

4. Einwilligung & wer bestellen darf

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen stützen wir uns auf die Einwilligung der bestellenden erwachsenen Person – des Elternteils oder Erziehungsberechtigten, der die Bestellung aufgibt. PortraitPals Books richtet sich an Erwachsene, die im Namen eines Kindes ein Buch bestellen, und ist für die Nutzung durch Kinder selbst nicht vorgesehen. Im Einklang mit dem US-amerikanischen Children's Online Privacy Protection Act (COPPA) holen wir die Einwilligung des bestellenden Elternteils bzw. Erziehungsberechtigten ein, bevor wir das Foto oder die Angaben des Kindes erheben oder verwenden, und wir fragen nur die für die Erstellung des Buches erforderlichen Informationen ab – wir machen die Nutzung des Dienstes nicht von der Angabe weiterer Informationen abhängig.

Wenn Sie eine Bewertung hinterlassen oder Inhalte über Ihren Kauf veröffentlichen, gilt dies als Einwilligung zur Nutzung für Marketingzwecke; wir können dies als Marketingmaterial oder in künftigen Kampagnen verwenden. Ihr Feedback kann außerdem genutzt werden, um unser Geschäft und unsere Automatisierungsprozesse zu verbessern.

5. Mit wem wir Daten teilen

Wir teilen begrenzte Daten mit zwei vertrauenswürdigen Auftragsverarbeitern, die uns bei der Ausführung Ihrer Bestellung unterstützen: einem Druck- und Versandpartner, der das gebundene Buch druckt und versendet, sowie einem Zahlungsdienstleister, der Ihre Zahlung sicher abwickelt. Die Bilderzeugung erfolgt vollständig auf unserer eigenen Hardware – wir senden das Foto Ihres Kindes niemals an einen Cloud-KI-Dienst oder sonstige Dritte zur Bilderzeugung, und wir verwenden es niemals zum Training eines KI-Modells. Wenn Sie ein gedrucktes Hardcover-Buch bestellen, erhält unser Druck- und Versandpartner ausschließlich das fertige, gerenderte Buch, niemals das Ausgangsfoto. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals und verwenden sie nicht für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie oder Ihr Kind. Wo sich diese Partner befinden, erfahren Sie im Abschnitt „Internationale Datenübermittlungen" unten.

6. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Daten können in den Vereinigten Staaten verarbeitet und gespeichert werden, unter anderem durch uns selbst sowie durch die oben genannten Dienstleister (unseren Druck- und Versandpartner sowie unseren Zahlungsdienstleister), die sich außerhalb Ihres Landes befinden können. Wenn wir personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden aus dem Europäischen Wirtschaftsraum, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz in ein Land übermitteln, das kein gleichwertiges Datenschutzniveau bietet, beabsichtigen wir, uns auf geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zu stützen. Dies ist unsere erklärte Absicht; die konkret bestehenden Garantien sollten von einer qualifizierten Datenschutz-Rechtsanwältin bzw. einem Rechtsanwalt bestätigt werden.

7. Datenspeicherung & Löschung

Wir bewahren ausschließlich den für unsere Geschäftsbuchhaltung erforderlichen Bestelldatensatz auf – Ihre Bestellnummer, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, den Status und die Zeitstempel der Bestellung sowie die anfragende IP-Adresse (zu Betrugspräventions- und Sicherheitszwecken). Ihr hochgeladenes Foto bewahren wir nicht auf: Es wird in dem Moment, in dem Ihr Buch geliefert wird, endgültig gelöscht; wird eine Bestellung nie abgeschlossen, wird das zugehörige Foto innerhalb von 3 Tagen gelöscht. Auch Ihre fertige Buchdatei wird nicht dauerhaft aufbewahrt – sie wird 7 Tage nach der Lieferung endgültig gelöscht, und wir führen kein Archiv und keine Sicherungskopie Ihres Buches.

8. Datenschutz für Kinder

PortraitPals Books ist so konzipiert, dass ein Erwachsener im Namen eines Kindes bestellt und die Bestellung verwaltet. Wir erheben wissentlich keine Informationen direkt von Kindern und erlauben es Kindern nicht, selbst Konten anzulegen oder Bestellungen aufzugeben. Gemäß COPPA betrachten wir den bestellenden Elternteil bzw. Erziehungsberechtigten als die Person, die im Namen des Kindes einwilligt; diese erwachsene Person kann die Informationen des Kindes jederzeit per E-Mail an [email protected] einsehen, berichtigen oder löschen lassen oder einer weiteren Nutzung bzw. Erhebung widersprechen. Soweit die DSGVO anwendbar ist, erteilt ebenso ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter die Einwilligung für ein Kind unterhalb des jeweils geltenden digitalen Einwilligungsalters (je nach Land zwischen 13 und 16 Jahren).

9. Ihre Rechte

Sie können jederzeit per E-Mail an [email protected] Zugang zu den über Ihre Bestellung – einschließlich der Angaben zu Ihrem Kind – gespeicherten Informationen verlangen oder deren Berichtigung oder Löschung beantragen; wenn Sie der bestellende Elternteil bzw. Erziehungsberechtigte sind, können Sie auf demselben Weg auch jederzeit einer weiteren Nutzung oder Erhebung der Daten Ihres Kindes widersprechen. Soweit die DSGVO anwendbar ist, haben Sie zudem das Recht auf Berichtigung, Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird, sowie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Wir werden so schnell wie zumutbar antworten.

10. Cookies

Wir verwenden ein essenzielles Cookie bzw. Token, damit Ihr privater Bestelllink funktioniert – dieses kann nicht deaktiviert werden, da die Website ohne es nicht funktionieren würde. Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir gegebenenfalls datenschutzfreundliche Analysewerkzeuge, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird. Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Cookies.

11. Sicherheit

Ihre Bestellung wird durch ein langes, zufälliges und schwer zu erratendes Bestell-Token geschützt, und unsere Website nutzt HTTPS-Verschlüsselung, sobald sie öffentlich erreichbar ist. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollständig sicher, aber wir bemühen uns, Ihre Informationen angemessen zu schützen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das oben stehende Datum "Zuletzt aktualisiert" und informieren Sie gegebenenfalls.

13. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren Informationen haben, schreiben Sie uns bitte an [email protected] oder postalisch an: Jason Justice, CMR 489 GD, APO, AE 09751.